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Qual a diferença entre a notarização, apostilha e legalização?

17 June 2020

Um dos muitos desafios para fazer negócios internacionalmente é o reconhecimento de documentos legais, como documentos corporativos, certificado de regularidade, patentes ou certificados de marca, bem como licenças, de um país para outro. O vocabulário usado pelas autoridades pode ser confuso, pois usam termos diferentes para o mesmo propósito: autenticar a validade de documentos legais. Nosso objetivo é esclarecer parte dessa confusão, esclarecendo a diferença entre notarização, apostilha e legalização.

O que é “Notarização”?

A notarização é o processo oficial de dissuasão de fraudes conduzido por um tabelião público comissionado por uma autoridade pública para ajudar a deter fraudes. Muitas vezes, é um processo de três partes que inclui verificação, certificação e manutenção de registros. As notarizações às vezes são chamadas de "atos notariais". Ao autenticar um documento por um notário público imparcial e devidamente autorizado, isso dá a garantia de que um documento é autêntico, que sua assinatura é genuína e que seu signatário agiu sem coação ou intimidação, e pretendia que os termos do documento fossem completos força e efeito.

O que é “apostilha”?

A apostila é uma certificação internacional aposta quer no original do documento legal quer numa cópia autenticada do original que permite confirmar a autenticidade da assinatura, qualidade e carimbo do emissor do referido documento. É obtido e utilizado nos países que fazem parte da Convenção de Haia que Abole a Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros (“ Convenção de Apostila de Haia ”). Facilita a aceitação por autoridades ou operadores regulamentados, como bancos, de documentos provenientes de outro Estado-Membro. Para a lista completa dos países que fazem parte da Convenção da Apostila de Haia, por favor, verifique o seguinte link: https://www.hagueapostille.co.uk/hague-members

As apostilas são apostas pelas autoridades competentes designadas por cada Estado membro. Por exemplo, no Reino Unido (“UK”), a apostila é afixada pelo UK Foreign and Commonwealth Office, também conhecido como legalization office, o que pode criar confusão com o procedimento de legalização.

O que é “legalização”?

A legalização é um procedimento de autenticação alternativo aplicável principalmente quando a Convenção da Apostila de Haia não é aplicável. O procedimento pode variar de um país para outro. Normalmente, isso implica que o documento será legalizado por uma autoridade do país de origem, como o Itamaraty em alguns países, cuja autenticação própria será legalizada pela Embaixada ou Consulado do país de destino. A certificação da representação pode, por sua vez, ser certificada pelo Itamaraty. Na prática, isso significa que o documento deve ser certificado várias vezes - o processo de legalização internacional pode consistir em uma seqüência de 4 ou mais legalizações consecutivas - por diferentes autoridades antes que a legalização tenha pleno efeito jurídico no país onde o documento deve ser usado. É o caso, por exemplo, dos Emirados Árabes Unidos (“Emirados Árabes Unidos”) ou do Canadá, pois esses países não fazem parte da Convenção de Apostila de Haia.

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